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Progiciels 2013

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DECOUVRIR LA DESCRIPTION DES PROCESUS METIER PAR UN JEU D’ENTREPRISE

ET ALLER PLUS LOIN      AVEC CFPMI   ...

Pourquoi décrire les processus ?
L’objectif de la description des processus est de fournir une représentation visuelle et simple à l’ensemble des personnes concernées dans l’organisme.
Cela permet ainsi à chacun :
•    de comprendre les échanges d’information,
•    de connaître les activités et les points de décision,
•    de se former de façon autonome,
•    d’être informé des évolutions avec réactivité et efficacité.
En résumé, il est ainsi possible de savoir « qui fait quoi, quand et comment »

Pourquoi utiliser un outil spécialisé tel que ViFlow ?
L’apport d’un tel outil est de permettre :
La création et la modification des processus par des personnes formées et habilitées.
Cela permet :
•    un gain de temps pour la création, la modification et la diffusion des procédures,
•    une efficacité collective, un fonctionnement performant autour de règles établies,
•    une accessibilité pour tous à des processus tenus à jour,
•    une grande facilité pour la recherche et l’application des procédures,
•    un fonctionnement pérennisé par la formalisation compréhensible pour les non-initiés,
•    l’exploitation d’une base de données relationnelle,
•    la traçabilité des évolutions.
En résumé, les représentations de ViFlow sont bien plus que de "jolis dessins" réalisés avec de multiples solutions bureautiques.

Quels sont les bénéfices potentiels ?
Il est possible :
•    d’identifier de façon rapide et incontestable les anomalies, lourdeurs ou les améliorations possibles.
Ainsi, vous pourrez identifier de façon collaborative les solutions alternatives et les mettre en œuvre.
•    de maintenir aisément la documentation complète et structurée du système Qualité.
Ainsi, vos revues de processus et vos audits ne seront plus vécus en urgence.
•    de faciliter l’intégration de nouveaux par l’accès en mode web aux documents utiles avec des explications, des documents liés, …

Pourquoi faire un jeu d’entreprise basé sur la description des processus ?
Il existe une forte attente de la part des entreprises.
En effet, il ressort d’une étude récente* que l’amélioration des processus métier est perçue par
    _ 45% des entreprises comme stratégique,
    _ 46% des entreprises comme importante.
.      *    étude du CXP « La gestion des processus métier en France » réalisée au premier semestre 2013
•    Les démarches et outils sont aujourd’hui matures
•    La pratique par le jeu permet d’aborder en peu de temps, de façon attractive et pédagogique les notions utiles et les bonnes pratiques à mettre en œuvre.

Mais quel est donc ce jeu ?
Nous sommes dans l’atelier des lutins du Père Noël : Il a décidé de prendre sa retraite et le lutin 2.0, appelé à prendre le pilotage de l’opération, est perplexe :
Dans 2 mois, c’est Noël et il faut organiser l’atelier pour produire les cadeaux tant attendus par les enfants.
L’année précédente, il y a eu de nombreuses difficultés rencontrées, des erreurs et des retards de livraison. En plus, l’effectif des lutins est insuffisant ; il faut recruter sans tarder. Il décide avec toute l’équipe des lutins de mettre à plat les 2 processus de réalisation :
    la prise de commande,
    la fabrication et la livraison.

Le jeu se déroule en plusieurs étapes avec :
    la prise de connaissance des objectifs, des contraintes et des moyens pour chaque fonction,
    la construction collaborative des processus,
    le recueil des choix et la création des processus avec l’outil informatique,
    l’analyse de l’atteinte des objectifs
    l’identification des bonnes pratiques mises en œuvre

Venez participer !!!


Comment faire pour aller plus loin ?

Au-delà de cet exemple simple, une démarche collaborative structurée est nécessaire pour :
    décrire l’état des lieux,
    définir le fonctionnement cible,
    élaborer le plan d’action associé.

La première mise en œuvre vous sera facilitée par l’appui d’un consultant qui maitrise la démarche et les outils.
Prenez contact avec nous.


 
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