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Préconisations pour votre projet WMS

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Comment éviter de dépasser le coût d'un projet de mise en oeuvre d'un logiciel de gestion d'entrepôt (WMS) ?   
L'équipe de Supply Chain Magazine a identifié 7 points de contrôle à mettre en place.

Forts de notre expérience, nous en faisons la synthèse suivante:

argent

1/Le cahier des charges est une opportunité pour poser les bonnes questions.

Explications Points de vigilance Nos préconisations

La description des contraintes liées au métier doit être claire et précise.

Il y a tout un travail amont pour savoir si les besoins sont proches du standard ou d'une solution trés spécifique.

Demander à l'éditeur d'être précis dans ses réponseset expliquer comment il le traite en standard ou pourquoi il pense recourir à un développement spécifique.

> Identifier et mettre en avant les besoins spécifiques,

> La qualité de la réponse de l'éditeur dépend de la qualité du cahier des charges.

> Priorisez les fonctionnalités,
> Prévoyez des cases commentaires.

 

2/ Pour l'analyse des offres, procéder par ventilation des coûts pour mieux juger

Explications

Points de vigilance Nos préconisations
Au delà de la pertinence technique et métier des différentes offres, comment les départager sur le plan financier ?
Une bonne méthode pour comparer les coûts est de les ventiler par catégorie: licence, développements spécifiques, paramétrage, interfaces, déploiement, formation utilisateurs, maintenance

> Le moins disant n'est pas forcément le moins cher,

> Attention aux pièges marketing.

> Demandez une ventilation des coûts,
> Challengez les réponses des éditeurs à la lumière de cette analyse.

 

 

3/ Procéder à une analyse détaillée

Explications

Points de vigilance Nos préconisations

Les réponses aux appels d'offres ne sont pas suffisantes pour pouvoir chiffrer de manière précise le coût du projet.
Le travail d'avant-vente permettra de mesurer la souplesse du paramètrage, lla facilité d'utilisation de la solution, la qualité de la prestation de l'éditeur, son aptitude à l'accompagnement, son implication sur le dossier, son souci d'intégrer vos particuliratés, sa maîtrise des reprises de données
.
L'idéal est de demander à deux ou trois éditeurs en "short list" de maquetter les processus clés avec l'implication des interlocuteurs métiers.

Cependant, vous devrez accepter qu'il y ait un niveau de réponse moindre sur certains aspects pour tenir budget et planning de mise en place.

> Ne pas négliger l'importance de l'analyse détaillée,

> Prévoir les ressources internes (key users).

> Testez la réactivité aux demandes de modifications,
> Visitez des sites équipés, si possible sans la présence de l'éditeur.

 

4/ Eviter les développements spécifiques autant que possible

Explications

Points de vigilance Nos préconisations

Outre le temps de développement qui vous sera facturé en toute ou partie, vous devrez prévoir des tests supplémentaires. Ces évolutions peuvent par ailleurs générer une instabilité passagère de l'application.

Pour ces spécifiques, les montées de vesion sont à considérer d'un point de vue technique et financier. Etudiez de prés l'assiette du contrat de maintenance qui peut devenir coûts de licences + spécifiques + interfaces.

Cerains spécifiques peuvent intéresser l'éditeur qui les intégrera en standard. Il peut aussi vous proposer de profiter de cette fonctionnalité dans le standard pour une échéance ultérieure.

dans tous les cas, la discussion doit avoir lieu le plus tôt possible dans le projet.

> Le recous aux spécifiques n'et pas anodin en terme technique et économique,

> Vérifier que tous les développements sont bien indispensables.

> Négociez avec  l'éditeur sue cetains spécifiques rentrent dans le standard ,
> Assurez vous que le contrat de maintenance intégre bien spécifiques et interfaces.

 

5/ Etudier avec attention le périmètre et les conditions des reprises de données

Explications

Points de vigilance Nos préconisations

Pour le coût total du projet, vous devez inclure les coûts de vos propres équipes impliquées sur le projet. On peut en déduire une partie des journées d'intervention sur votre site de l'intégrateur.

Il faut également prévoir des ressources internes pour réaliser les documents internes (modes opératoires, supports de formation, ..).

La question des paramètrages et de la reprise de données est également importante. Le périmètre n'est pas toujours suffisament défini initialement.
La réalisation en est pénalisée. Des itérations et tests seront nécessaires.
Il est recommandé que vos interlocuteurs métiers soient impliqués et formés, charge à eux de décliner les actions auprés des utilisateurs.

> Le coût estimé par l'éditeur n'intégre pas les coûts internes,

> La reprise de données est une étape toujours sensible, qui est consomatrice de ressources.

> Vérifiez ce que propose l'éditeur pour la reprise de données,
> Mettre en place une équipe projet interne et dégager la disponibilité nécessaire pour les acteurs .

 

6/ Sachez à l'avance ce que vous accepter de négocier

Explications

Points de vigilance Nos préconisations

Généralement, la négociation s'effectue sur le prix des licences.
Si le périmètre est important, avec un grand nombre d'utiulisateurs ou pour plusieurs sites, vous aurez intérêt à négocier un accord cadre.

Par ailleurs, la négociation sur les coûts de maintance est plus réduite et correspond entre 12% et 20% du prix catalogue des licences, selon le niveau de service rendu.
Vous pouvez aussi négocier le prix journalier des interventions de l'intégrateur en fonction des profils:
jusqu'à 1500€ pour un chef de projet,
de l'ordre de 900 € pour un formateur


> Ne pas aller trop loin dans le discount, vous risquez de ne pas avoir le niveau de service attendu,

> Comparer les coûts des offres au forfait et au réel.

> Validez une offre plafonnée et mettez en place un fonctionnement projet avec cet objectif économique,
> Challenger les taux journaliers par profil d'intervenants,
> Examinez les conditions de frais (déplacements, ....).

 

7/ Décriptez ce qui est entre les lignes

Explications

Points de vigilance Nos préconisations
L'offre commerciale qui vous sera remise intégre certainement des options originales.
Si nous prenons l'exemple d'une offre hébergée en mode Saas, retenez qu'il s'agit de solution adaptée seulement aux petites entreprises.
En dehors du coût, il convient donc de s'assurer de la petinence des solutions proposées ....

> Vérifier que le prociciel est bien optimisé,

> REvoir l'impact des coputs de dévelopements spécifiques, reprise de donnnées et mise en place des interfaces.

> Prenez en compte les coûts informatiques pour la comparaison des solutions,
> Assurez vous des conditions de sortie du contrat.

 

Si vous souhaitez plus d'informations,

 
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