Qu’est-ce que c’est qu’un audit à distance ?

Un audit à distance est un audit hors site. L’auditeur interroge l’entreprise sur ses processus, ses politiques et son personnel en temps réel en utilisant les technologies digitales à disposition.  L’auditeur interviewe les personnes auditées par visioconférence en regardant à distance les documents ou si possible, les lieux, tout en posant des questions ou en demandant des précisions

Historique

Au-delà de la nécessité toujours actuelle de mener des audits – quels qu’en soient les motifs (conformité réglementaire, obligation légale ou par mandat dans le cadre d’un besoin impérieux) – l’émergence du COVID-19 et les restrictions mondiales de déplacement qui en résultent relancent aujourd’hui le débat et obligent l’audit interne à concentrer ses efforts sur la recherche de solutions prêtes à l’emploi pour remplacer l’audit sur site. À cet égard, l’audit à distance constitue une piste intéressante.

Les limites

Les audits à distance peuvent être une solution pour des cas qui n’exigent pas de vérification visuelle de processus en cours (ex. processus de fabrication d’un produit).
La faisabilité d’un audit à distance dépend des organismes d’accréditation et des propriétaires des référentiels.

La visite sur site est très certainement l’aspect le plus complexe des missions menées à distance, majoritairement du fait de contraints techniques : matériel disponible, couverture Wi-Fi, niveau sonore, champ de vision …
Durant la revue documentaire, les auditeurs devront alors dresser une liste des zones qu’ils souhaiteraient voir prises en photo ou en vidéo.

Précautions à prendre à l'étape de préparation

Planification

Lorsque vient le moment d’aborder le périmètre et le calendrier de la mission, les auditeurs doivent prendre le temps d’expliquer aux participants en quoi consiste la démarche d’audit à distance.

Ils devraient notamment leur exposer ce qu’ils estiment être les similitudes et les différences entre audits à distance et audits sur site

Voici quelques exemples de points à passer en revue : modalités et fréquence de partage de l’information, technologies utilisées (caméras, drones, téléassistance, etc.), autorisations à obtenir en amont de la prise de photos ou de la captation vidéo

Compte tenu de ce temps d’explication complémentaire, l’expérience montre que les auditeurs internes devraient prévoir de doubler la durée habituelle de leurs réunions de planification. Dans ce cadre, il est également utile de recourir à la visioconférence ainsi qu’à une présentation PowerPoint

Revue documentaire

Pour le personnel sur site, il peut être beaucoup plus long de préparer et de télécharger les documents sur une plateforme de partage de fichiers que de donner accès à une armoire de dossiers ou à un classeur

Les collaborateurs devront prendre le temps de convertir les fichiers dans un format permettant la revue (PDF, par exemple) et de les mettre en ligne

Contrairement aux revues sur site, les revues à distance ne permettent généralement pas de poser les questions au fil de l’eau. Lorsqu’il examine les pièces à distance, l’auditeur devrait prendre des notes et mettre par écrit les questions à poser lors des entretiens à distance.

Précautions à prendre à l’étape de réalisation

Les entretiens à distance se déroulent quasiment comme des entretiens en face à face. Grâce à un certain nombre de technologies facilement disponibles (Microsoft Teams, Skype et Zoom), il est possible de planifier des visioconférences avec les personnes auditées. Il est recommandé de prévoir entre trente minutes et une heure d’entretien.

Pour l’auditeur, la préparation des entretiens à distance prend davantage de temps. À l’issue de la revue documentaire, chaque auditeur devrait avoir préparé une liste de questions et de points à aborder afin d’obtenir des compléments d’information.

Précautions à prendre à l’étape de clôture
L’objet de la réunion de clôture est de présenter les résultats, de répondre à d’éventuelles questions et de définir les suites attendues de part et d‘autre.

Il est suggéré de planifier la réunion de clôture un à deux jours après les entretiens à distance. Les auditeurs seront ainsi en mesure de passer en revue leurs notes et leurs constats et de contribuer efficacement.

La réunion de clôture d’un audit à distance se déroule fondamentalement comme celle d’un audit sur site.

Retours d’expérience

1. Dans le secteur de la chimie
Après une phase pilote en 219, l’entreprise a opté en 2020 pour un déploiement complet. Les sites retenus pour les audits à distance partagent certaines caractéristiques :

1. Le site doit avoir déjà prouvé par le passé sa capacité à comprendre la réglementation en vigueur ainsi que les exigences du plan de sécurité de ses
2. Les collaborateurs du site doivent avoir une bonne compréhension de leurs rôles et de leurs responsabilités
3. La direction du site doit se montrer désireuse d’expérimenter l’audit à distance

2. Dans le secteur automobile
L’émergence du COVID-19 ainsi que les conséquences économiques et les restrictions de déplacement que cette pandémie a engendrées ont conduit la deuxième ligne de maîtrise à se doter d’une stratégie pour procéder à des validations qu’il lui aurait été impossible de réaliser autrement.

3. Reconfiguration d’un audit obligatoire
Il fallait agir vite afin de respecter une date-butoir imposée par la loi
L’un des collaborateurs a donc récupéré les fichiers utiles et les a partagés sur Skype. Les auditeurs ont planifié et mené des entretiens de chez eux avec des personnes en poste. À la surprise générale, l’audit s’est achevé dans les temps et a tenu ses objectifs

Bénéfices des audits à distance

• Les audits  à   distance  vous  offrent  un  moyen  rapide  et  flexible  de  respecter votre calendrier d’audit,
• Ils contribuent à réduire  l’empreinte  carbone  ainsi  que les  risques  d’accidents  liés  aux  déplacements,
• Les résultats sont  comparables  à  ceux  des  audits    sur   site, de  sorte     que  l’intégrité  de  votre audit et votre certification accréditée  restent  inchangés,
• Diminution des coûts de déplacement. Pour un programme d’audit composé de multiples missions annuelles, l’audit à distance peut se traduire par des économies,
• Élargissement du vivier d’auditeurs disponibles. l’auditeur à temps partiel ou même le professionnel  à temps complet quelque soit son lieu de travail peut venir étoffer votre équipe d’audit.
• Amélioration de la couverture. L’audit à distance permet de couvrir un spectre plus large en cas de conflit de priorité entre d’importants volumes à traiter et des délais serrés.
• Recours renforcé à des experts. Des experts peuvent se connecter à distance lors d’entretiens donnés ou pour des points précis de la planification de l’audit, sans que leur présence soit requise
• sur l’ensemble de la
• Amélioration de la revue L’examen à distance des plans et de la documentation
• permet à l’auditeur de travailler à son rythme et d’approfondir sa revue, pour un résultat de meilleure qualité.
• Amélioration de la documentation et de la production de rapports grâce à un meilleur usage
• Des technologies disponibles. L’utilisation de technologies d’enregistrement vidéo ou photo permet aux collaborateurs du site d’approfondir leur compréhension et leur prise en main des solutions existantes. Ils documentent ainsi mieux la situation sur site, sont plus aptes à signaler les faits et incidents à leurs collègues de bureau qui travaillent à distance, et s’exercent à utiliser des outils qui pourront leur servir à l'avenir pour la formation en
• Limitation de la charge pesant sur le personnel opérationnel du site. Le temps nécessaire pour collecter et numériser les pièces, images et vidéos peut s’étaler sur plusieurs semaines, au lieu d’être concentré sur une période d’audit pendant laquelle les collaborateurs sont détournés de leurs activités quotidiennes.
• Amélioration de l’organisation et collecte des pièces Puisque les collaborateurs du site doivent passer en revue et rassembler la documentation requise dans le cadre d’une inspection réglementaire, l’audit à distance leur donne l’occasion d’organiser ces pièces et de vérifier qu’elles se trouvent bien à portée à main

L’avenir des audits à distance

Personnellement, je rejoins ceux qui expriment le fait qu’un changement irréversible est en train de se produire dans la pratique mise en œuvre pour un grand nombre d’audits.

Ceci est possible avec les technologies disponibles et présente suffisamment d’avantages pour que cela soit durable. Ceci est renforcé par la mise en place fréquente de la démarche de digitalisation des documents et la maitrise des solutions de visioconférence, devenu un outil très utilisé tant au travail qu’en famille depuis cette crise sanitaire

Références     

L’audit à distance : les réponses à vos questions                                Lloyd’s Register
Audit à distance: Comment le COVID accélère l'innovation                Bureau Veritas
L’audit à distance pendant et après la crise du COVID                       Environmental Health & safety
Comment la pandémie accélère l'avenir de l'audit                              KPMG

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