Qu’est-ce que c’est qu’un audit à distance ?Un audit à distance est un audit hors site. L’auditeur interroge l’entreprise sur ses processus, ses politiques et son personnel en temps réel en utilisant les technologies digitales à disposition. L’auditeur interviewe les personnes auditées par visioconférence en regardant à distance les documents ou si possible, les lieux, tout en posant des questions ou en demandant des précisions |
HistoriqueAu-delà de la nécessité toujours actuelle de mener des audits – quels qu’en soient les motifs (conformité réglementaire, obligation légale ou par mandat dans le cadre d’un besoin impérieux) – l’émergence du COVID-19 et les restrictions mondiales de déplacement qui en résultent relancent aujourd’hui le débat et obligent l’audit interne à concentrer ses efforts sur la recherche de solutions prêtes à l’emploi pour remplacer l’audit sur site. À cet égard, l’audit à distance constitue une piste intéressante. |
|
Les limitesLes audits à distance peuvent être une solution pour des cas qui n’exigent pas de vérification visuelle de processus en cours (ex. processus de fabrication d’un produit). La visite sur site est très certainement l’aspect le plus complexe des missions menées à distance, majoritairement du fait de contraints techniques : matériel disponible, couverture Wi-Fi, niveau sonore, champ de vision … |
|
Précautions à prendre à l'étape de préparation PlanificationLorsque vient le moment d’aborder le périmètre et le calendrier de la mission, les auditeurs doivent prendre le temps d’expliquer aux participants en quoi consiste la démarche d’audit à distance. Ils devraient notamment leur exposer ce qu’ils estiment être les similitudes et les différences entre audits à distance et audits sur site Voici quelques exemples de points à passer en revue : modalités et fréquence de partage de l’information, technologies utilisées (caméras, drones, téléassistance, etc.), autorisations à obtenir en amont de la prise de photos ou de la captation vidéo Compte tenu de ce temps d’explication complémentaire, l’expérience montre que les auditeurs internes devraient prévoir de doubler la durée habituelle de leurs réunions de planification. Dans ce cadre, il est également utile de recourir à la visioconférence ainsi qu’à une présentation PowerPoint Revue documentairePour le personnel sur site, il peut être beaucoup plus long de préparer et de télécharger les documents sur une plateforme de partage de fichiers que de donner accès à une armoire de dossiers ou à un classeur Les collaborateurs devront prendre le temps de convertir les fichiers dans un format permettant la revue (PDF, par exemple) et de les mettre en ligne Contrairement aux revues sur site, les revues à distance ne permettent généralement pas de poser les questions au fil de l’eau. Lorsqu’il examine les pièces à distance, l’auditeur devrait prendre des notes et mettre par écrit les questions à poser lors des entretiens à distance. |
|
Précautions à prendre à l’étape de réalisationLes entretiens à distance se déroulent quasiment comme des entretiens en face à face. Grâce à un certain nombre de technologies facilement disponibles (Microsoft Teams, Skype et Zoom), il est possible de planifier des visioconférences avec les personnes auditées. Il est recommandé de prévoir entre trente minutes et une heure d’entretien. Pour l’auditeur, la préparation des entretiens à distance prend davantage de temps. À l’issue de la revue documentaire, chaque auditeur devrait avoir préparé une liste de questions et de points à aborder afin d’obtenir des compléments d’information.
Précautions à prendre à l’étape de clôture Il est suggéré de planifier la réunion de clôture un à deux jours après les entretiens à distance. Les auditeurs seront ainsi en mesure de passer en revue leurs notes et leurs constats et de contribuer efficacement. La réunion de clôture d’un audit à distance se déroule fondamentalement comme celle d’un audit sur site. |
|
Retours d’expérience1. Dans le secteur de la chimie
2. Dans le secteur automobile 3. Reconfiguration d’un audit obligatoire |
|
Bénéfices des audits à distance
|
|
L’avenir des audits à distancePersonnellement, je rejoins ceux qui expriment le fait qu’un changement irréversible est en train de se produire dans la pratique mise en œuvre pour un grand nombre d’audits. Ceci est possible avec les technologies disponibles et présente suffisamment d’avantages pour que cela soit durable. Ceci est renforcé par la mise en place fréquente de la démarche de digitalisation des documents et la maitrise des solutions de visioconférence, devenu un outil très utilisé tant au travail qu’en famille depuis cette crise sanitaire |
|
Références L’audit à distance : les réponses à vos questions Lloyd’s Register |
|
Vous voulez en savoir plus ou vous avez un audit à distance à réaliser, contactez nous à l'adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. |