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Catégorie : Articles et publications

Publication : 7 février 2022

🎯 Contexte

Excel est une solution très souvent utilisée car elle est très facile de mise en œuvre : un tableau, des données, le tour est joué …

👉 Des fonctions permettent de perfectionner l'utilisation par des listes déroulantes, par des tableaux croisés dynamiques.

👉 On peut aussi créer des graphiques de synthèse, faire des statistiques

👉 Les modifications sont très faciles.

👉Certains adeptes peaufinent l’ergonomie et optimisent les fichiers pour prendre en compte plus de sujets et pour développer des formulaires de saisie par exemple

🎯 Limites d'EXCEL

Dans le cadre d'une entreprise, un point important est de gérer les données et leur accès.

👉 Alors, EXCEL montre les principales limites suivantes :

• le risque d'erreurs de saisie est permanent
• le travail collaboratif n'est pas permis
• la complexité des fichiers génère des soucis d'usage et de pérennité (en cas de mobilité du concepteur du document par exemple)
• l'absence de base de données oblige à des copier/coller et ne garantit pas des données à jour
• la construction du tableau n'est souvent pas pensé comme un flux de travail

🎯  Il existe une opportunité

Un plan d'action dématérialisé apporte une solution moderne, adaptée, évolutive et sûre.

Prenons l'exemple du pilotage d'un plan d'action qualité

👉 Les rôles sont connus et les actions doivent s'enchainer dans un flux de travail respectant les bonnes pratiques de l'entreprise

👉 Une application de plan d'action dématérialisée intègre les étapes de déclaration, de réalisation, la mesure d'efficacité...

👉 Chaque collaborateur peut intervenir sur les données adéquates, d'où qu'il soit, au moment qui le concerne et dans son domaine de responsabilité

👉 Une vue actualisée en permanence est accessible en toute sécurité et permet à chacune et chacun de connaître ou d'agir sur les actions en cours ou prévues

🎯 Pour en savoir plus

📢 Pour savoir comment passer d'un tableau Excel à une application dématérialisée, je vous invite à contribuer au webinaire "Comment créer des aplications métier sans coder ?"  organisé par mon partenaire Agilium

👉 Vous découvrirez ainsi les bénéfices d'une application dédiée :

• une démarche collaborative renforcée
• une vue globale possible des plans d'action
• un déroulement adapté aux rôles et aux bonnes pratiques de l'entreprise

l'évaluation de l'efficacité des actions pour garantir l'amélioration continue et la cohérence au système de management

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Catégorie : Articles et publications

Publication : 20 janvier 2022

 🎯  POURQUOI QUALIOPI ?

QUALIOPI est l’incarnation dans la formation professionnelle française de la poésie épique : Calliope, prénom d’une muse, fille de ZEUS dans la mythologie.

🎯  CONTEXTE

📢 Depuis ce 1er janvier 2022, les formations bénéficiant de fonds publics où mutualisés sont à réaliser auprès d'organismes certifiés QUALIOPI.

Dans le même temps, DATADOCK a perdu sa compétence en matière de référencement des organismes de formation.

🎯 DATADOCK vs QUALIOPI

👉 DATADOCK est un groupement d’entreprises qui regroupe la quasi-totalité des financeurs de la formation professionnelle (OPCO – opérateur de compétences, etc.)

Il s’agit d’un référencement qui ne vaut ni label ni certification et porte sur 6 critères déclinés en 21 indicateurs

L’organisme candidat dépose pour chaque indicateur sur internet des éléments de preuve

Un financeur s’occupe du dossier et fait un retour à l’organisme candidat

👉 QUALIOPI est une marque déposée, elle est la propriété de l’état français

QUALIOPI ne certifie pas la qualité de l’action de formation mais la qualité des processus de sa délivrance

La certification est prononcée pour 3 ans à l’issue d’un audit initial réalisé par un organisme certificateur qui évalue les critères de qualité

👉 Les points communs

Les deux ont le même objectif qui est de garantir la qualité des prestations dispensées.

👉 Les points de divergence

DATADOCK est un référencement et permet à l’organisme de prouver sa « capacité à »

A l’inverse, l’audit QUALIOPI s’inscrit dans une démarche beaucoup plus importante dans le respect des exigences du Référentiel National Qualité

🎯 L’OBLIGATION

La certification est une condition incontournable pour tous les organismes de formation qui souhaitent proposer leurs formations éligibles au CPF ou pour les actions concourant au développement des compétences

La certification est délivrée par des organismes certificateurs accrédités ou autorisés par le Comité français d’accréditation (Cofrac)

🎯 CRITERES DE LA CERTIFICATION

Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires

L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées

🎯 ACTUALITE

Un décret du ministère du travail paru le 29 décembre formule des dispositions complémentaires qui constituent des allégements et une période transitoire pour permettre l’obtention de la certification QUALIOPI

📢 Si vous souhaitez en savoir plus, contactez moi

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Catégorie : Articles et publications

Publication : 20 janvier 2022

🎯 Contexte     

Une demande d’achat (dite aussi demande d’approvisionnement) est un document émis par un service de l’entreprise lorsqu’il y a besoin d’acquérir un produit ou un service. Ce document recense l’ensemble des renseignements nécessaires pour l’évaluation et ensuite l’acquisition du besoin.

Dans le contexte de gestion d’entrepôts et des magasins, c’est à la suite d’un calcul des besoins que le gestionnaire des stocks évalue et confirme la demande d’achat

Ce processus vient en amont du processus Achat qui aboutit à la mise à disposition dans les conditions optimales du ou des produits ou services correspondant au besoin exprimé dans la demande d’achat.

La demande d’achat peut avoir les différentes formes suivantes :

👉 Papier : il s’agit d’un formulaire à remplir et à transmettre au service des achats ou des stocks

👉 Numérique : fichier informatique au format Word ou Excel … à remplir et à transmettre par messagerie électronique

👉 Informatisée : formulaire intégré à une application spécialisée qui assure la sécurisation et l’optimisation du traitement

🎯 Contenu et structure de la demande d’achat

Dans les bonnes pratiques et pour un traitement efficient, la demande d’achat contient un ensemble de renseignements :
👉 en en-tête :

• Le numéro de la demande.
• L’objet de la demande (texte qui justifie et explique la nécessité la commande)
• La date d’émission de la demande
• La date de livraison sollicitée
• L’adresse de livraison (lieu ou adresse du magasin où les articles seront rangés)
• Le nom de l’émetteur de la demande

👉 en synthèse des postes

• les articles (code, désignation détaillée, quantité, unité…)
• un bref historique des consommations
• les services
• les sources d’approvisionnements possibles

🎯 Caractéristique d’une bonne demande d’achat

Afin de favoriser son traitement rapide auprès des services acheteurs ou fournisseurs, une bonne demande d’achat doit obéir au respect conjugué de certaines règles de bon sens. En effet, il est recommandé de faire un tri, puis un regroupement des articles suivant des critères liés à leur nature, aux sources d’approvisionnement, à la destination, à l’utilisation …

📢 Ainsi, on comprend que seule une application dédiée permet de fournir les informations nécessaires au traitement de la demande d’achat.

De plus, dans le cas des demandes d’achat informatisées, les renseignements sur les articles, les fournisseurs, les sources d’approvisionnements et les adresses de livraison… sont extraits des données de bases pour les achats (fiches articles, fiches fournisseurs, fiches info achat…)

🎯 Processus de demande d’achat   

Les demandes d’achat émises par les différents services de l’entreprise sont généralement soumises à un processus d’évaluation et de validation. Le gestionnaire des stocks puis différents autres responsables examinent successivement le document, vérifie qu’un certains nombre de règles sont effectivement appliquées. Il s’agit de voir si cette demande :

• Est conforme aux prescriptions et normes d’achat (optimisation des quantités de commande, approbation de la qualité des produits demandés, vérification des imputations des coûts…) ;
• Est conforme à la procédure d’achat (utilisation de la stratégie d’approvisionnement appropriée, désignation des postes suffisamment détaillée, fabricant, référence fabricant et lieu de livraison clairement mentionnés, délai de livraison raisonnable…)
• Obéit aux politiques éthiques, sociale et environnementale de l’entreprise (acheter utile, respect des exigences d’emballage et de transport de marchandises dangereuses, émission des permis et certificats…)

🎯 Principaux bénéfices d’une application dédiée

📢 La plupart des entreprises, quelque soit leur taille et même si elles sont équipées d’ERP ne disposent pas de solution adaptée au traitement des demandes d’achat. Ainsi du temps précieux est perdu en contrôle des informations ou en boucle pour compléments d’informations nécessaires.

📢 Informatiser ce processus, c’est libérer vos équipes de tâches chronophages et répétitives et gagner en efficacité

🎯 Principales fonctionnalités de l’application Agilium

👉 Le processus respecte les règles de votre métier et peut être équipé d’alertes

👉 le processus est personnalisable selon vos pratiques et adapté à votre organisation

👉 Il est possible de gérer précisément et de façon personnalisée les étapes de validation selon le montant de la demande d'achat, le type d'achat ou tout autre information souhaitée

👉 A tout moment, il est possible de consulter l'historique des demandes d'achat, leur avancement

👉 Les informations sont partagées                                                                                                                                                                                                                                

🎯 Vous souhaitez en savoir plus

👉 Je vous invite à participer à la présentation de l’application Agilium « Gestion des demandes d’achat » de mon partenaire ALMA ce jeudi 20 janvier à 11 h 45 animée par Stephanie Peray et Jérome Miny ou voir le replay

📢 Pour cela, utilisez le lien :

https://app.livestorm.co/alma/demo-application-web-pour-dematerialiser-vos-demandes-dachat-plateforme-low-code-agilium?type=detailed

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Catégorie : Articles et publications

Publication : 27 novembre 2020

La situation future telle qu’elle est perçue par les entreprises

Un des résultats de l’enquête hebdomadaire publiée par l’Entreprise du futur pour la semaine du 16 au 20 novembre,  est que 73% des entreprises prévoient une 3^ème vague liée à la COVID-19 au premier semestre 2021

Des éléments d’évolution et des facteurs perçus

comme influents

Il y a des éléments favorables comme un vaccin bientôt disponible, la stratégie Tester > Tracer > Isoler

Mais d’après le comité scientifique «la deuxième vague se sera pas la dernière … on peut avoir plusieurs vagues successives durant la fin de l’hiver et le printemps 2021, en fonction de différents éléments tel que l’état climatique, l’efficacité opérationnelle d’un vaccin, la stratégie de détection mise en place »

Les démarches potentielles pour les entreprises à engager d’ores et déjà

Faire de la prévention

Comme lors de toute démarche de prévention des risques professionnels, l’employeur veillera à la mise en œuvre de mesures de réduction des risques liés à la Covid-19. Les mesures de prévention mises en place seront à la fois organisationnelles (télétravail, limitation des déplacements), sanitaires pour diminuer le risque de transmission de la Covid-19 (gestes barrières, distanciation physique…), individuelles et s’accompagneront d’une formation et information adaptées aux salariés.

Évaluer les risques

L’évaluation des risques professionnels (EvRP) constitue une étape cruciale de la démarche de prévention. Elle en est le point de départ. L’identification, l’analyse et le classement des risques permettent de définir les actions de prévention les plus appropriées, couvrant les dimensions techniques, humaines et organisationnelles. L’évaluation des risques doit être renouvelée régulièrement

Pour aller plus, nous vous invitons à consulter les dossiers de l’INRS en ligne sur ces sujets : Dossier Évaluation des risques professionnels

Pour toute information complémentaire, en particulier pour la démarche à mettre en œuvre d’évaluation des risques professionnels, je vous invite à me contacter

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